Privacy Voorwaarden
Privacy beleid TraceKing
Over ons privacy beleid
TraceKing geeft veel om uw privacy. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de wet Europese Privacy Verordening (AVG) stelt. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.
Dit privacy beleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van TraceKing. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 01/06/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacy beleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Als u vragen heeft over ons privacy beleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacy beleid.
Over de gegevensverwerking
Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.
Webwinkelsoftware
MijnWebwinkel
Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WordPress / Woocommerce. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld.
WordPress / Woocommerce heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. WordPress / Woocommerce is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. WordPress / Woocommerce maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw gebruik van de software, er worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen.
Webhosting
Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van Triple Interactive. Triple Interactive verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Triple Interactive heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Triple Interactive is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.
E-mail en mailinglijsten
Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. MailChimp zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de ‘unsubscribe’ link. U ontvangt onze nieuwsbrief dan niet meer. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internet technologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.
Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Triple Interactive. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Triple Interactive heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.
Payment processors
Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.
Beoordelingen
Wij verzamelen reviews via het platform van WebwinkelKeur. Als u een review achterlaat via WebwinkelKeur dan bent u verplicht om een naam en e-mailadres op te geven. WebwinkelKeur deelt deze gegevens met ons, zodat wij de review aan uw bestelling kunnen koppelen. WebwinkelKeur publiceert uw naam eveneens op de eigen website. In sommige gevallen kan WebwinkelKeur contact met u opnemen om een toelichting op uw review te geven. In het geval dat wij u uitnodigen om een review achter te laten delen wij uw naam en e-mailadres met WebwinkelKeur. Zij gebruiken deze gegevens enkel met het doel u uit te nodigen om een review achter te laten. WebwinkelKeur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. WebwinkelKeur behoudt zich het recht voor om ten behoeve van het leveren van de dienstverlening derden in te schakelen, hiervoor hebben wij aan WebwinkelKeur toestemming gegeven. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van de dienstverlening waarvoor WebwinkelKeur derden inschakelt.
Facturatie en boekhouden
Voor onze bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Exact Online. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Voor onze bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Exact Online. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Exact Online is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Exact Online gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
Externe verkoopkanalen
Wij verkopen (een deel van) onze artikelen via het platform van Bol.com. Als u via dit platform een bestelling plaatst dan deelt Bol.com uw bestel- en persoonsgegevens met ons. Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling af te handelen. Wij gaan vertrouwelijk met uw gegevens om en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofd gebruik.
Doel van de gegevensverwerking
Algemeen doel van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen.
Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.
Automatisch verzamelde gegevens
Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.
Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan TraceKing op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.
Uw rechten
Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.
In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.
U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.
Inzagerecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.
Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.
Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van TraceKing. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.
U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.
Cookies
Google Analytics
Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google diensten.
Cookies van derde partijen
In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.
Wijzigingen in het privacy beleid
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacy beleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacy beleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.
Contactgegevens
TraceKing
Keerkring 31
2801DG Gouda Nederland
T 010 262 1773
E support@traceking.nl
Privacy Gedragscode
Privacy Gedragscode Ritregistratiesystemen (RRS)
Dit Privacy Gedragscode Ritregistratiesystemen (RRS) is een nadere uitwerking van en een toevoeging aan het Privacy beleid TraceKing om te voldoen aan de Privacy Gedragscode RRS. Dit Privacy beleid is van toepassing op alle Ritregistratiesystemen van TraceKing.
Artikel 1. Definities
In dit Privacy Gedragscode Ritregistratiesystemen (RRS wordt een aantal begrippen gebruikt. De betekenis van die begrippen is hieronder verduidelijkt. Veelal wordt in de opsomming hieronder gebruik gemaakt van de omschrijving van het begrip uit de wet- en regelgeving op het gebied van AVG.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals de gegevens van een werknemer en het gebruik door een werknemer van een beschikbaar gesteld voertuig;
Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, als dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op een andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. In dit Privacy beleid van TraceKing;
Berijder: degene of de door de Berijder gemachtigde mede-berijder, over wiens verplaatsingen Persoonsgegevens worden verzameld met een Digitaal Ritregistratiesysteem wordt toegerekend.
Neven-berijder: degene, niet zijnde de door de Berijder gemachtigde mede-berijder, die met een andere Berijder gebruik maakt van eenzelfde voertuig met hetzelfde Ritregistratiesysteem.
Ritregistratiesysteem: een zelfstandig systeem of deel van een systeem met de technische en digitale voorzieningen, die al dan niet is gekoppeld, of op afstand uit leesbaar, waarmee Persoonsgegevens worden verzameld over de verplaatsingen van een Berijder;
Leverancier: leverancier van een Digitaal Ritregistratiesysteem. In deze Privacy Gedragscode Ritregistratiesystemen (RRS) is dit TraceKing;
Werkgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een arbeidsovereenkomst heeft met een Berijder en die een Ritregistratiesysteem van TraceKing inzet;
Zelfstandige: berijder in de uitoefening van beroep of bedrijf zonder arbeidsovereenkomst bij een werkgever;
Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben;
Overeenkomst: het geheel van de tussen Verwerkingsverantwoordelijke en TraceKing gesloten overeenkomsten inclusief bijlagen ten behoeve van ingebruikname van het systeem;
AVG: Algemene verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringwet van deze verordening. De AVG vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens per 25 mei 2018.
Artikel 2. Rollen
- De Werkgever en/of Zelfstandige is de Verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van alle door of vanwege hem geplaatste Ritregistratiesystemen. De Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen, de Werkgever en/of Zelfstandige, heeft toegang tot de Persoonsgegevens uit het Ritregistratiesysteem uitsluitend voor die doeleinden die niet onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens met het Ritregistratiesysteem zijn vastgelegd.
- De Leverancier die voor de Werkgever en/of Zelfstandige, al dan niet als dienst van de informatiemaatschappij, de Ritregistratiesystemen uitleest in opdracht van een Werkgever en/of Zelfstandige is een Verwerker en verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden.
Artikel 3. Informeren en doeleinden
De Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt op rechtsgrond noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst waarbij Verwerkingsverantwoordelijke partij is en wel voor de volgende doeleinden:
- Leverancier zal de Persoonsgegevens gebruiken voor controle van de Overeenkomst;
- Leverancier zal de Persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken voor het leveren van diensten zoals beschreven in de Overeenkomst;
- De Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode genoemd in artikel 12;
- Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst en hetgeen bepaald in art. 4.1 van dit Privacy beleid. Het niet verwerken van de benodigde Persoonsgegevens leidt ertoe of kan ertoe leiden dat het sluitende deel van het Ritregistratiesysteem niet meer sluitend is en daardoor niet kan worden gebruikt voor de fiscale berekening van het aantal gereden kilometers. De Persoonsgegevens zullen, niet aan derden worden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst of op grond van een wettelijke verplichting.
De verwerking en het gebruik van de Persoonsgegevens vindt plaats in een lidstaat van de EU. Voor gegevensoverdracht naar een derde land is de voorafgaande goedkeuring van de Verwerkingsverantwoordelijke vereist.
De Leverancier zal de Persoonsgegevens niet gebruiken voor enig ander doel zoals omschreven in dit Privacy beleid, de onderliggende Verwerkersovereenkomst en de onderliggende Overeenkomst.
Artikel 4. Gegevens
De Leverancier heeft in de Verwerkersovereenkomst beschreven welke type gegevens en categorieën er door de Leverancier worden verzameld, verwerkt en gebruikt.
Artikel 5. Principes gegevensverwerking
- Het Ritregistratiesysteem is een sluitend rittenregistratiesysteem waarmee de betrouwbaarheid van de vastgelegde gegevens en de continuïteit van de werking van het Ritregistratiesysteem kan worden aangetoond.
- De Persoonsgegevens in het Ritregistratiesysteem worden verwerkt om op een correcte wijze aan de Berijder de doorbelasting met betrekking tot het gebruik van het voertuig op basis van (fiscale) wetgeving en/of contractuele afspraken uit te voeren;
- Tenzij er een andere wettelijke verplichting bestaat heeft de Berijder de keuze om in het sluitende Ritregistratiesysteem:
- Alleen de start-, via- en eindpunten van zakelijke kilometers te verwerken;
- De start-, via- en eindpunten van zakelijke en privé kilometers te verwerken;
- Alleen de start-, via- en eindpunten van privé kilometers te verwerken.
- Het Ritregistratiesysteem legt de in lid 3 genoemde gegevens vast alsmede overige gegevens zoals het berekende aantal kilometers (zakelijk/privé) en overige gegevens die noodzakelijk zijn om aan de Berijder het aantal gereden kilometers door te belasten en/of te voldoen aan de keuze van de Berijder zoals in het voorgaande lid.
- De gegevens uit het Ritregistratiesysteem worden niet langer in identificeerbare vorm verwerkt, dan noodzakelijk voor fiscalisering of om, indien van toepassing, de nalevering van in het kader van een arbeidsovereenkomst gemaakte afspraken over het gebruik door de werknemer van het voertuig te controleren.
- Indien de Werkgever een ondernemingsraad heeft is de Werkgever verplicht om de invoering van een Ritregistratiesysteem voor instemming aan de ondernemingsraad voor te leggen.
- Indien een Berijder zelf, op eigen initiatief, een Ritregistratiesysteem heeft geplaatst, dan heeft alleen de Berijder toegang tot de vastgelegde Persoonsgegevens in het Ritregistratiesysteem. Alleen na voorafgaande toestemming van Berijder, die, op eigen initiatief een Ritregistratiesysteem heeft geplaatst, kunnen derden toegang krijgen tot vastgelegde Persoonsgegevens uit het Ritregistratiesysteem.
- De verzamelde gegevens worden op zodanige wijze bewaard die geschikt is voor het doel waarvoor deze gegevens nodig zijn en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Artikel 6. Inzage, correctie en verwijdering
- In een geval een Ritregistratiesysteem niet door de Berijder zelf is geplaatst dan heeft de Berijder, met redelijke tussenpozen, inzage, na deugdelijke identificatie bij de Verwerkingsverantwoordelijke, in de gegevens die in het Ritregistratiesysteem worden vastgelegd. De informatie die een Verwerkingsverantwoordelijke in ieder geval dient te verstrekken zijn:
- De verwerkingsdoeleinden;
- De type en categorieën van Persoonsgegevens;
- De ontvangers aan wie de Persoonsgegevens zijn verstrekt of zullen worden verstrekt;
- De periode gedurende welke de Persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of de criteria om die termijn te bepalen;
- Dat de Berijder het recht heeft de Verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat Persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, dat de verwerking wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
- Dat de Berijder het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- De Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de Berijder een kopie van de Persoonsgegevens die worden verwerkt.
- Indien ritten van meerde Neven-berijders in hetzelfde Ritregistratiesysteem worden vastgelegd zal de Neven-berijder alleen inzage krijgen in zijn/haar eigen ritten. Bij een verzoek om inzage zal de Berijder de periode of periodes benoemen en aannemelijk maken waarin hij/zij feitelijk ook de Neven-berijder was.
- Indien de Berijder een Verwerkingsverantwoordelijke verzoekt om onjuiste gegevens vastgelegd met het Ritregistratiesysteem te corrigeren of verwijderen, dan zal de Verwerkingsverantwoordelijke deze wijziging doorvoeren.
- Het doorvoeren van een correctie of het verwijderen van gegevens in het sluitende deel van het Ritregistratiesysteem is niet mogelijk. In dergelijke gevallen zal apart een aantekening worden gehouden, op verzoek van de Berijder, van correcties.
Artikel 7. Recht op beperking van de Verwerking en Recht op vergetelheid
De Berijder heeft het recht van de Verwerkingsverantwoordelijke de beperking van de Verwerking te verkrijgen indien een van de volgende elementen van toepassing is:
- De juistheid van de Persoonsgegevens worden betwist door de Berijder, gedurende een periode die de Verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de Persoonsgegevens te controleren;
- De Verwerking onrechtmatig is en de Berijder zich verzet tegen het wissen van de Persoonsgegevens en verzoekt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
- De Verwerkingsverantwoordelijke heeft de Persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de Berijder heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Wanneer de verwerking is beperkt, worden Persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt met toestemming van de Berijder of voor instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon.
Indien de Berijder een beperking van de verwerking heeft verkregen, wordt door de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte gebracht voordat de beperking van de verwerking wordt opgeheven.
De Berijder heeft recht op het wissen als:
- De Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden
- verwerkt;
- De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- De persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten worden gewist;
- De persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij.
Berijder heeft het recht vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen de gegevens te laten blokkeren. De Verwerkingsverantwoordelijke dient hier gevolg aan te geven tenzij er dringende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wege dan de belagen, rechten en vrijheden van de Berijder.
Het uitoefenen van deze rechten in het sluitende deel van het Ritregistratiesysteem is niet mogelijk. In dergelijke gevallen zal apart een aantekening worden gehouden op verzoek van Berijder.
Artikel 8. Recht op data portabiliteit
Indien de Verwerking berust op de uitvoering van een Overeenkomst, heeft de Berijder het recht de door hem betreffende Persoonsgegevens, die hij aan de Verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen, en heeft het recht die gegevens aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Artikel 9. Informatieplicht
- Indien een ander dan de Berijder een Ritregistratiesysteem plaatst dan dient de Berijder te worden geïnformeerd over:
- De identiteit en de contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke;
- De contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming (indien aanwezig);
- De verwerkingsdoeleinden waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd, alsook de rechtsgrond voor de verwerking;
- De gerechtvaardigde belangen voor de Verwerkingsverantwoordelijke, indien de verwerking op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
- In voorkomend geval, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de Persoonsgegevens;
- De periode gedurende welke de Persoonsgegeven zullen worden opgeslagen of de criteria ter bepaling van die termijn;
- Dat de berijder c.q. Neven-berijder het recht heeft de Verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om inzage van en rectificatie of het wissen van de Persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende Verwerking, alsmede het recht tegen verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
- Dat de Berijder het recht heeft een klacht in te dienen bij de Beroepscommissie of de Autoriteit Persoonsgegevens;
- Of de verstrekking een contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een Overeenkomst te sluiten, en/of de Berijder verplicht is de Persoonsgegevens te verstrekken en wat de mogelijke gevolgen zijn wanneer deze gegevens te verstrekken en wat de mogelijke gevolgen zijn wanneer deze niet worden verstrekt;
- Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke voornemens is de Persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dat dat waarvoor de Persoonsgegevens zijn verzameld, verstrekt de Verwerkingsverantwoordelijke de Berijder vóór die verdere verwerking informatie over het andere doel en alle relevante informatie zoals hierboven bedoel vanaf punt 6.
- Indien een Berijder zwaarwegende persoonlijke redenen heeft om het gebruik van een Ritregistratiesysteem en/of de verzamelde Persoonsgegevens uit het Ritregistratiesysteem te weigeren, zal de Berijder door de Werkgever worden gewezen op de mogelijke gevolgen van deze weigering.
- Het staat de Berijder vrij om op enig moment in overleg met de Werkgever alsnog een Ritregistratiesysteem te plaatsen en de verzamelde Persoonsgegevens in overeenstemming met dit Privacy beleid te gebruiken.
Artikel 10. Leverancier
- De Leverancier kan in zijn rol van Verwerker de verzamelde Persoonsgegevens uit een Ritregistratiesysteem halen, nadat de Verwerkingsverantwoordelijke/Zelfstandige daarvoor opdracht heeft gekregen;
- De Leverancier levert de verzamelde gegevens in een vorm die geschikt is voor het doel waarvoor deze nodig zijn en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
Artikel 11. Beveiliging
- Indien de Leverancier en/of Verwerkingsverantwoordelijke de gegevens in het Ritregistratiesysteem in het voertuig op afstand door middel van gegevensoverdracht uitlezen zullen passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om deze gegevensoverdracht te beveiligen tegen onbevoegde kennisneming en/of verlies.
- Indien de Leverancier en/of Verwerkingsverantwoordelijke de gegevens in het Ritregistratiesysteem in het voertuig rechtstreeks uit het Ritregistratiesysteem halen zullen passen technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om deze gegevensoverdracht te beveiligen tegen onbevoegde kennisneming en/of verlies.
- De Leverancier en/of Verwerkingsverantwoordelijke zullen technische en organisatorische maatregelen treffen, wanneer de Persoonsgegevens zijn opgeslagen op een ander systeem dan het Ritregistratiesysteem, tegen onbevoegde kennisneming en/of verlies.
- Bij het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen zal rekening worden gehouden met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, alsook met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van de Berijders en zullen maatregelen worden genomen waardoor de Persoonsgegevens versleuteld worden of anderszins onbegrijpelijk zijn gemaakt voor eenieder die geen recht heeft op kennisname van de gegevens.
- De Leverancier treft, zowel bij de bepaling van de verwerkingsmiddelen als bij de verwerking zelf, passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleuteling, die zijn opgesteld met als doel de gegevensbeschermingsbeginselen, zoals minimale gegevensverwerking op een doeltreffende manier uit te voeren en de nodige waarborgen in de verwerking in te bouwen ter naleving van de voorschriften van deze verordening en ter bescherming van de rechten van de Berijders.
- De Leverancier zorgt er tevens voor dat in beginsel alleen Persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor elk specifiek doel van de Verwerking. Die verplichting geldt voor de hoeveelheid verzamelde Persoonsgegevens, de mate waarin zij worden verwerkt, de termijn waarvoor zij worden opgeslagen en de toegankelijkheid daarvan.
- De Leverancier en de Verwerkingsverantwoordelijke zullen de toegang tot de (Persoons-)gegevens beperken, dit geldt zowel voor de toegang binnen de organisatie als voor de toegang van buitenaf.
- Alle Persoonsgegevens zullen:
- Te allen tijde versleuteld worden verzonden en/of versleuteld worden opgeslagen;
- Het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen.
- De Leverancier heeft een vast protocol, welke gevolgd zal worden indien zich een beveiligingsincident voordoet, deze is opgenomen in de De Verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk om de Berijders op de hoogte te stellen van het beveiligingsincident.
Artikel 12. Bewaartermijnen
- De gegevens worden via de software van het Ritregistratiesysteem verwerkt zolang dat noodzakelijk is voor de doeleinden als in artikel 3 De gegevens in het Ritregistratiesysteem in het voertuig en bij de Leverancier zijn maximaal 60 maanden beschikbaar zolang het abonnement op de dienstverlening van Leverancier loopt. Bij beëindiging van het abonnement worden de gegevens gedurende 2 maanden ter download aangeboden, waarna deze worden verwijderd.
- Het is Verwerkingsverantwoordelijke toegestaan om de Leverancier op te dragen om de Persoonsgegevens maximaal 5 jaar voor deze doeleinden te bewaren.
- De verzamelde gegevens worden op een zodanige wijze bewaard, welke geschikt is voor het doel waarvoor deze gegevens nodig zijn en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Artikel 13. Klachten
- Indien de Verwerkingsverantwoordelijke van mening is dat de bepalingen van dit Privacy beleid niet worden nageleefd of indien hij een andere reden tot klagen heeft, dan kan hij zich in eerste instantie wenden tot de Leverancier;
- De Verwerkingsverantwoordelijke kan zich te allen tijde ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.